Dokumenteninformationssystem

Referenzprojekt
Implementierung einer Adressdatenbank und eines Dokumenteninformationssystem als Web Applikation für die ÖROK-Geschäftsstelle

Kunden-Unternehmen
Die Österreichische Raumordnungskonferenz (ÖROK) ist eine von Bund, Ländern und Gemeinden getragene Einrichtung zur Koordination der Raumordnung auf gesamtstaatlicher Ebene. Die Hauptaufgaben sieht die ÖROK in der Erarbeitung, Weiterführung und Konkretisierung des Österreichischen Raumordnungs- & Raumentwicklungskonzeptes, in der Koordinierung raumrelevanter Planungen und Maßnahmen zwischen den Gebietskörperschaften sowie durch Beiträge zur Raumforschung, insbesondere durch Analysen und Prognosen.

Geschäftsstelle der Österreichischen Raumordnungskonferenz
Ballhausplatz 1, A-1014 Wien
www.oerok.gv.at

Ansprechpartner des Kunden-Unternehmens:
GF Mag. Markus Seidl
GF Mag. Johannes Rossbacher

1.    Allgemeines
1.1    In welchem Jahr / welchen Jahren fanden die Beratungsleistungen statt?
2011-2013

1.2.   Was war Thema der Beratungsleistungen?
Projekt: Implementierung einer Adressdatenbank und eines Dokumenteninformationssystem als Web Applikation für die ÖROK-Geschäftsstelle.
IDS hat sich im Zuge einer Ausschreibung der ÖROK ordnungsgemäß beworben und wurde mit der Ausführung des Projekts beauftragt. Schriftliche Offerte und Leistungsbeschreibungen, sowie persönliche Beratungsgespräche über Aufwand und Umfang der Leistungen von IDS wurden im Vorfeld ausführlich besprochen. Die Anforderungen an die neue Datenbank Software wurde im Zuge der Entwicklung durch IDS an die inhaltlichen und technischen Wünsche des Auftraggebers angepasst.
Nach erfolgreicher Umsetzung des Projekts wurden detaillierte schriftliche Schulungsunterlagen für den Auftraggeber erstellt und die MitarbeiterInnen zusätzlich durch das IDS-Team persönlich in das neue System eingeschult. Durch die fortlaufende technische Betreuung und Wartung durch das IDS-Team konnten auch in der Testphase viele Fragen schnell und fachlich kompetent geklärt werden.

1.3    Ausgangssituation:
Die Österreichische Raumordnungskonferenz stellt seit 2003 ihren Kunden mittels eines internetbasierten Dokumenteninformationssystems, kurz DIS, die für die Arbeit erforderlichen Dokumente zur Verfügung.
In diesem System werden Dokumente im Word-, EXCEL-, PowerPoint-, PDF-, ZIP-Format sowie Grafiken und Fotos (in Form von, GIF, JPEG, TIFF, …) bereitgestellt und auch langfristig archiviert. Bei Upload neuer Dateien werden die Mitglieder manuell per E-Mail informiert.
Das System ist hierarchisch in „Gremienordnern“ strukturiert (die Berechtigung für ein Gremium schließt auch den Zugriff auf eine darunter liegende Ebene ein). Für den Zugriff erhält jede für ein Gremium nominierte Person ein individuelles Passwort. Dies erfolgt über eine separate Adressdatenbank, in der die Rechteverwaltung für die einzelnen Gremien erfolgt.
Die Adressdatenbank dient neben der Freischaltung zum DIS auch zur Organisation der Kontaktinformationen der ÖROK-Kunden und wird auch für E-Mail und Postversand verwendet (z.B. Etikettenausdruck für Briefversand, Erstellung von E-Mail Verteilern).
Dieses veraltete System galt es weiterzuentwickeln.

1.4   Zielsetzung:
Durch das Alter des derzeitigen System (Programmierung im Jahr 2003) von DIS & Adressdatenbank und der damit bereits mehrfach aufgetretenen Mängel (Kompatibilitätsprobleme mit den heutzutage verwendeten Betriebssystemen, lädt lange, stürzt öfter ab, Sicherheitslücken, ist nur mehr schwer zu warten, Gefahr eines Stillstandes des Systems) ist eine Neuentwicklung des kompletten Systems nötig.
Das neue System ist in „Gremienordnern“ zu strukturieren, die Berechtigung für ein Gremium schließt auch den Zugriff auf alle darunter liegende Gremien ein. Es sollen mehrere parallele hierarchische „Bäume“ erstellt werden können, nicht alle Hauptebenen haben zwangsläufig Unterebenen. Für den Zugriff erhält jede für ein Gremium nominierte Person ein individuelles Passwort.

1.5   Technische Umsetzung:

  • Datenbankdesign (ER-Modell)
  • Datenbankkonvertierung (Import / Export)
  • Anbindungen an bestehende Datenbanken (ODBC)
  • Reengineering der Datenbank
  • Installation (MS-Access, MS-SQL Server)
  • Web Applikation (ASP.net, ASPX, JavaScript)
  • XLS-Export
  • XLS-Import
  • Access Datenbankprogrammierung
  • SQL Programmierung (T-SQL)

1.5   Ergebnis:
Durch die neu geschaffene Adressdatenbank und das Dokumenteninformationssystems als Web Applikation, konnten viele Prozesse maßgeblich automatisiert werden.  Dadurch ist auch die Weiterverarbeitung der Daten mit nur wenigen Mausklicken möglich geworden. Serienbriefe, Newsletter an bestimmte Zielgruppen sowie die Erstellung von Verteilerlisten sind nur einige Beispiele für Anwendungen, die dadurch effizienter, automatisch und gebündelter ablaufen.

Die Web Applikation und Datenbank sind ein großer Schritt Richtung effizienter Datenverwaltung und Datenverarbeitung und unterstützen so die ambitionierten Ziele der ÖROK maßgeblich.

Datum:    Wien, 23.8.2013

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